三級警戒在家上班，全球百大企業選用的 Microsoft Teams 如何實現遠端協作

COVID-19 在 2021 年的春夏之際，終究還是在台灣引爆了。5 月 19 日，衛福部宣布即日起全國疫情警戒至第三級，為了嚴守社區防線、阻斷病毒傳播鏈，人們也開始練習過著足不出戶的生活。幸運的是，隨著疫苗的問世，這是一場看得見盡頭的仗；只不過如何縮短時間，在長時間的賽局中與病毒和平共處，維持上班、學習的節奏？此時，最需要的就是借助科技，讓遠端協作工具維持「人與人的連結」，持續為工作創新。

是時候走入更有彈性的遠端辦公時代了

▲Photo Credit：TNL Brand Studio

病毒帶來恐慌，卻也可能帶來新的改變。此刻正是時候讓企業思考該如何善用科技工具、邁入遠端辦公時代。遠端辦公擁有多項好處，除了在非常時期具有隔離防疫作用之外，也讓工作者更具備時間、空間安排的彈性；對企業而言，更是減少空間成本的好方法。

微軟 Office 365 可以說是整合一間公司所有的辦公需求於雲端，尤其是 Microsoft Teams 企業協作平台，能讓員工之間的溝通暢通無阻，無論是基本傳訊、資料傳遞、視訊會議等，皆可創造比擬面對面的討論效果。

#訊息公告功能

▲Photo Credit：Microsoft

Microsoft Teams 作為 Office 365 最關鍵的溝通平台，在疫情政策不斷更新的防疫期間，主管可善用 Microsoft Teams 將資訊整合於一處並即時互動交流的特性，在第一時間與員工宣達最新資訊與注意事項，如：辦公大樓管制、員工健康管理、公司防疫照顧假相關措施等。

#問卷功能

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為了更充分掌握員工的健康狀況，企業主可透過 Microsoft Forms 問卷功能進行調查，例如：旅遊史、接觸史，或是否有感冒症狀。Microsoft Forms 亦會自動將問卷回應彙整成清晰圖表，供企業主觀察、分析，並適時提出因應對策。

遠端辦公所需要的工具，它都包辦了

▲Photo Credit：TNL Brand Studio

在防疫期間，企業除了可善用 Microsoft Teams 關懷員工之外，回到工作本身，Microsoft Teams 也能提升相當程度的工作效率。談到遠端辦公的過程中，使用者最在意的功能不外乎是：如何更有效的參與遠端協作？如何保證團隊在遠端協作中的效率和品質？怎麼保證溝通過程中的企業資料安全？以上這些問題，Office 365 都提供了實用的解決方案。

#1TB 超大雲端空間

▲Photo Credit：Microsoft

遠端傳遞資料最仰賴雲端空間，微軟的 OneDrive for Business 不僅可以與同事分享共用檔案，也能共同協作編輯，工作進度不必受限拖延。企業版更是提供至少 1TB 的雲端大空間，讓企業用戶可以安心盡情地共享以及保存檔案。

#視訊黑科技

遠距會議最需要的語音／視訊通話，Microsoft Teams 當然也有。分散各地的成員，可以輕鬆發起線上會議進行專案討論及溝通協調，並體驗 Microsoft Teams 許多實用的黑科技。除了有共享畫面可以方便討論與協作之外，Microsoft Teams 也結合虛擬白板功能，讓與會者可以快速記錄會議重點。更令人眼睛為之一亮的，是模糊背景的視訊功能，讓成員不受背景因素干擾，更可維護個人空間隱私；另外在 Roadmap 上，除了基本的背景模糊，也能換上自訂的圖片，讓視訊會議更多元有趣，此外，「共聚模式（Together mode）」與「動態視窗（Dynamic View）」，讓使用者更能享受連線會議、減少疲勞感、鼓勵各種意見並陳，同時節省時間等。

• 共聚模式（Together mode）：許多人轉往遠距工作型態後，覺得與同事、團隊間的人際連結不足，甚至覺得視訊會議比面對面協作更容易令人疲憊。因此，Microsoft Teams 運用 AI 分割技術，將與會者置入相同的數位背景中，彷彿所有人都身處在同一個會議室或教室內，此模式不僅讓會議過程更親近，與會者也能看到他人的表情和肢體語言，讓互動更自然，也更容易感受到非口語資訊的人際互動感受。
• 動態視窗（Dynamic View）：將讓與會者更方便、自由地依據個人偏好與需求調整呈現方式，包括可並置共享畫面和特定與會者。能夠經由動態視窗功能增加互動和參與，透過 AI 技術動態優化共享內容和與會者畫面，符合個人化需求。

▲共聚模式（Together Mode）將可新增多樣虛擬場景功能，讓與會者置身同一個場景，增加會議時互動性。/Photo Credit：Microsoft

▲Microsoft Teams 新動態視窗（ Dynamic View）功能讓與會者可更方便、自由地依據個人偏好與需求調整呈現方式。/Photo Credit：Microsoft

#串接微軟第一方及第三方工具

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在 Office 365 的各種工具支持下，Microsoft Teams 儼然成為「一站式工作平台」，完成所有工作所需。除了使用微軟內部的功能，Microsoft Teams 也可以串接微軟第一方或其他第三方工具，例如透過 Power Apps 自訂應用程式，讓工作更加智慧化、流程更順暢。

企業版加強安全性與合規性，免費試用一個月

▲Photo Credit：TNL Brand Studio

隨著疫情持續擴散，防疫隔離工作不容輕忽，Microsoft Teams 不只能輕鬆完成視訊會議，還能即時錄製影音內容，並放上企業專屬的 Microsoft Stream 影音平台，讓在家工作的員工也能隨時掌握跨部門會議或任何工作進度。

▲Photo Credit：Microsoft／Microsoft Stream 企業專屬影音平台

事實上，Microsoft Teams 最大的優勢在於系統的完整性與安全性。在 Office 365 的多功能整合下，企業透過 Microsoft Teams 協作，不僅提升工作效率、協助企業成長以及資安管控，在抗疫期間更是不可或缺的行動辦公室。

值得一提的是，微軟具備世界級的安全性與合規性的解決方案，能協助使用者控管和保護敏感性資料，滿足數據安全的需求。為了幫助企業更加善用工具、進而帶動成長，微軟及合作夥伴也提供了 Office 365 的部署培訓，對於企業內部員工來說，也是很珍貴的一場科技教育訓練。

儘管疫情使人擔憂，但換個角度想，這不正是時候走入更有效率的遠端辦公時代嗎？微軟提供了企業版一個月的免費試用，不妨立即申請體驗。

Office 365 E5 | Microsoft

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