公司秘書 – 台商陌生但重要的事業夥伴

公司秘書 – 台商陌生但重要的事業夥伴

益思科技法律事務所

劉承愚律師

 

        「公司秘書是什麼？為什麼要設公司秘書？」某天和台商A董在辦公室閒聊，心直口快的A董直接對於報上登載公司法擬加入公司秘書制度這個話題表達了內心的不滿。以下是筆者和A董進一步的對話：

 

        「A董，您有沒有香港公司啊？」

        「當然有，做貿易用的。」

        「香港公司怎麼管呢？」

        「當然自己管啦，怎麼了？」

        「不會吧，公司年審文件自己做嗎？」

        「那個給agent做完我簽名就OK啦！」

        「打個電話給agent問問看，是他自己做的還是公司秘書做的。」

        「不會吧，我香港公司有秘書？我怎麼會不知道。」

        「A董，不但您香港公司有公司秘書，您的新加坡公司，BVI公司，應該都有公司秘書哦！」

 

        在筆者催促之下，A董不情願的撥了電話給agent，果然不出所料，A董的香港公司、新加坡公司及BVI公司全都有公司秘書。這下輪到A董感到好奇了，「我的公司秘書長什麼樣子？下次去香港要看一下。」「A董，您香港的公司秘書非常可能是個秘書公司，不是自然人哦！」「什麼？公司秘書是秘書公司？這是玩文字遊戲嗎？」

 

agent真正的功能是在本國受廠商委託為其安排海外投資相關重要事務，包括投資地註冊、辦理年審或各項登記手續等事務。但有關製作海外投資地(註冊地)所規定的文件，以及向主管機關辦理年審或各項登記手續等，通常由 agent代為統籌安排投資地適當的秘書公司負責，主要著眼於秘書公司熟悉在地的規定，方便與主管機關溝通，有經濟和省時的效益。確實很多臺商只認agent，因為他們信任 agent會為其妥當安排所有重要細節，所以沒有注意到公司秘書這個機制存在，更何況臺灣不屬於英美法系國家，公司法以往並沒有設置公司秘書的規定，因此就很習慣地沒想到公司秘書這個機制。今年政府推出的公司法改革大戲中，公司秘書的設置，一直是各方爭論不休的話題。其實公司秘書的機制，在英美法系國家中已經有超過百年以上的歷史，近年來，隨著加強公司治理的呼聲，益加顯示出公司秘書地位的重要。本文以下將說明公司秘書的由來及演進，以及公司所有人與公司秘書間的關係。

 

公司秘書的由來

 

「秘書」一詞並不是舶來品，在中國古代，秘書是指掌管典籍或起草文書的官，自從漢代以來，朝廷中就設有秘書監、秘書郎、秘書令、秘書丞等種種官職。在台灣的政府組織中，各機關學校設有主任秘書，行政院、立法院等院級單位還設有秘書長。在民間，許多大型公司也設有秘書室，或是專職的董事會秘書。但台灣到目前為止，沒有發展出與國外相類似的「公司秘書」制度。中國大陸雖然也沒有「公司秘書」的職稱，但中華人民共和國公司法第123條規定，上市公司設董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理、辦理信息披露事務等事宜。上述董事會秘書的職能，和公司秘書有一定程度的相似。 

 

至於歐美國家的公司秘書係源自於英國，公司秘書的職稱在19世紀就已經出現，主要的功能是負責公司文件的撰擬以及簿冊紀錄的保管，但逐漸演進為公司內部重要的行政人員(administrator)及高管人員(officer)。目前世界上正式將公司秘書列入公司法中的，也以英美法系的國家為主，例如：

 

(1)  英國：現在全世界影響力最大的公司秘書組織ICSA (Institute of Chartered Secretaries and Administrators，可譯為「特許秘書及行政人員公會」)於1891年在英國成立，屬於王室特許機構，為社會提供公司秘書專業人員的訓練及資格考格。1948年英國的公司法正式將公司秘書列入，1985年的公司法並規定所有的公司都應設置公司秘書。但2006年公司法修正後，私人公司可以自己選擇是否要設置公司秘書，而公開公司則必須設置公司秘書。

 

(2)  香港：公司條例第474條第(1)款規定，公司須有一名公司秘書；同條第(4)款規定，公司的公司秘書(a) 如屬自然人，須通常居於香港；及(b)如屬法人團體，其註冊辦事處須設於香港，或須在香港設有營業地點。也就是說，香港公司可以聘用法人(秘書公司)來擔任公司秘書，這是比較罕見的立法。

 

(3)  新加坡：公司法第171條第(1)款規定，每一間公司應設置一名或多名公司秘書，公司秘書應為在新加坡有住所的自然人。同條第(1A)款規定，公司董事有責任採取所有必要的步驟來確保每一位公司秘書具有足夠的知識及經驗以發揮公司秘書的職能。同條第(1AA)款規定了擔任公開公司秘書所需具備的資格；且在同條第(1AB)款中規定，如果一間私人公司未能依公司法的規定執行任何登記或保管文件的紀錄，公司登記處得要求該私人公司改依公開公司的標準(即符合第1AA款資格者)聘用公司秘書。

 

公司秘書的功能

 

        許多國家雖然將公司秘書列入公司法中，但公司秘書的功能往往散布在不同的條文中，而不是用一個專章或專節來列舉公司秘書的功能。一般而言，公司秘書的功能包括：

 

(1)   維持公司依法辦理各應登記之事項：許多國家設有公司年審制度，以香港為例，公司設立時辦理的商業登記證有效期間只有一年，在公司設立滿周年後，必須要向政府遞交周年申報表及更換商業登記證；這些工作，都是公司秘書在台商老闆無感的情況下默默的完成了。

 

(2)  持續更新公司內部各項表冊：例如股東持股轉讓時的移轉登記、發行新股登記、或是依股東會決議製作公司修訂後章程等文書工作。

 

(3)  維護公司登記地址的功能：有些國家許可公司以信箱做為登記的地址，此時只要是發到該信箱的通知，對於公司就發生送達的效力，公司秘書會去協助維護該信箱收受通知的功能，以免發生遲誤期間失權的效果。

 

(4)  向董事會提供其法律義務及公司治理事項的建議：這個功能通常並不是法定的功能，但董事中不一定有公司法的專家，對於公司應履行的法律義務並不熟悉，公司秘書會就這類事項向董事會提出建議或提供諮詢服務。

 

(5)  辦理公司董事會及股東會召集之事務：董事會及股東會是公司重要的決策機構，而這些會議召集程序必須符合法律及公司章程的規定，以免發生效力的爭議，公司秘書必須要確保公司董事會及股東會的召集程序合法，並執行合法的召集行為。

 

(6)  製作董事會及股東會議事錄：董事會及股東會議事錄是公司行事的重要 依據，公司秘書將以其專業為公司製作正確的議事錄，以避免發生法律上的爭議。

 

(7)  確保公司遵循法令及章程：除了某些為特定目的設立的公司外(例如台商設在租稅天堂的控股公司)，在公司的日常文件管理中，有許多法令及章程必須遵循。例如對一家公開公司而言，除了公司法外，可能還有許多證券交易法規定的程序事項，而許多境外公司，其章程條文往往超過百條，其中有許多公司應遵循的事項，很少有公司董事會去注意其中的細節及執行方式，這都要靠公司秘書來協助處理，以確保公司行為能遵循法令及章程的規範。

 

(8)  管理及保存公司各項簿冊：公司除了帳簿之外，還有許多其他的文件，例如章程、股東名簿、股東會議規則、董事會議事規則、員工福利規章……，這些公司簿冊，都會由公司秘書來管理及保存，以確保董事、股東及主管機關能隨時得到最新最正確的資訊。

 

(9)  做為公司及其股東間的溝通窗口：公司股東在行使股東權時，公司也必須要有一個與股東溝通的窗口，除了大型公司設有股務部門或將股務委外代管外，就一般公司而言，就是由公司秘書擔任公司與其股東間的溝通工作。

 

公司秘書是處理境外公司事務的重要夥伴

 

        由於台灣的公司法沒有年審制度，大部份的公司只重視報稅，對於公司簿冊文件的製作與管理往往掉以輕心，也沒有投注資源(人力、費用)去處理。許多台商把這個習慣延續到對外經營方式上，台商們手中擁有多家境外公司，但通常其專注的是公司財務數字及稅務報表，很少人會注意境外公司有許多行政性質(administration)的事務，是由公司秘書來為其打理的。由於這些行政事務多半是例行公事，做與不做，台商幾乎無感，也不認為有什麼重要。筆者曾經處理過一個案件，某台商在二十餘年前以香港公司為投資法人進入中國大陸設廠，並另設一家香港公司做為貿易用的法人，後來為轉換agent，該台商只請新的agent維護貿易公司的登記及文件，投資法人連年審都沒有去辦。一直到幾年前要將大陸公司的股權轉讓時，才發現沒有辦法提出投資法人的存續證明文件，根本不能辦理股權移轉，最後只好聘請香港律師，連補帶罰花了數十萬港幣，才將香港公司「復活」，而得以辦理大陸公司股權轉讓。其實，台商應該要了解，公司秘書才是真正協助處理境外公司事務的夥伴，如果你擁有境外公司，一定要記住幾件事情：一、境外公司的股權或經營權有變動時，務必要請公司秘書把簿冊更新，以免發生爭議；二、絕大部份設在租稅天堂的境外公司是需要年審的，沒有辦理年審，公司將會失去對外行為(如開戶、轉讓持股)的權利；三、真正在辦理年審工作的是公司秘書，不是日常接觸的agent，如果和agent失去聯繫或不再與其往來，應該要立即與公司秘書聯繫，以確保自己的權益。公司秘書是台商持有境外公司最重要的工作夥伴，就從現在起，好好認識您的公司秘書吧！

 

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