公司治理問答集─董事會議事辦法篇(109年4月修) - 承銷人忙什麼

公開發行公司董事會議事辦法(下簡稱董事會議事辦法)第3條第2項規定，董事會之召集，應載明召集事由，於7日前通知各董事及監察人。但有緊急情事時，得隨時召集之。有關「7日前通知」之起算日期為何？

按經濟部95年7月14日經商字第09502101500號函規定「公司法第204條規定…，所謂『7日前』，…，自通知之翌日算至開會前1日，算足公司法所定期間」。

董事會之召集於7日前通知各董事及監察人後至開會前之期間，可否臨時加入議案併入該次董事會？

衡酌公司法第204條及董事會議事辦法第3條第2項之立法意旨，公司如於董事會之召集通知寄發後至開會前之期間，發生緊急情事，急待董事會討論，可臨時加入議案併入該次董事會討論。另公司於前揭期間內如有新增之報告案，考量報告案尚無涉及表決，影響性較小，亦得臨時加入議案，併入該次董事會報告。

董事會於討論員工績效獎金案時，有利害關係之董事(如勞工董事等)是否應予以迴避？

• 按第16條第1項規定，董事對於會議事項，與其自身或其代表之法人有利害關係者，應於當次董事會說明其利害關係之重要內容，如有害於公司利益之虞時，不得加入討論及表決，且討論及表決時應予迴避。故董事就有利害關係之事項，應依上開規定說明其利害關係之重要內容，如其確未損害公司之利益，目前尚無強制規範利害關係董事應於討論及表決時予以迴避。
• 有關董事會於討論員工紅利及績效獎金部分，如係討論全體員工紅利或績效獎金，未涉董事自身或其代表之法人之利害關係者，其兼具員工身分之董事尚無須迴避。惟如討論事項涉及董事自身或其代表之法人利害關係，且有害於公司利益之虞時，利害關係董事應予迴避。

定期性董事會及因緊急情事召集之董事會之間如何區分？

• 按董事會議事辦法第3條第1項及第2項規定：「董事會應至少每季召開1次，並於議事規範明定之。…但有緊急情事時，得隨時召集之。」，公司如已於所訂董事會議事規範明定公司定期召開董事會之頻率，且符合上開董事會應至少每季召開一次之規定，即屬定期性董事會。
• 至所謂因「緊急情事」召開者，該「緊急情事」係指事出突然且急待董事會商決之情事，由公司自行審酌判斷。嗣後如有董事會之召集是否為緊急情事及其召集程序是否有效之爭議，允屬司法認事範疇，宜循司法途徑處理。

董事會議事辦法第3條規定，董事會之召開應於7日前通知各董事及監察人，則臨時性董事會是否亦有通知各董事及監察人之義務？另臨時性董事會之程序是否亦應符合董事會議事辦法之規範？

• 依董事會議事辦法第3條規定：「董事會之召集，…，於七日前通知各董事及監察人。但有緊急情事時，得隨時召集之。」，故緊急情事召集之董事會亦應通知各董事及監察人。
• 按「公開發行公司應訂定董事會議事規範；其主要議事內容、作業程序、議事錄應載明事項、公告及其他應遵行事項，應依本辦法規定辦理。」、「定期性董事會之議事內容，至少包括下列事項：…。」分別為董事會議事辦法第2條及第6條所明定，故非定期性董事會除議事內容無前揭辦法第6條之適用外，餘相關議事規範仍應依前揭辦法辦理。

公司召開董事會，可否未實際召開而由董事以書面核准方式進行；另董事可否以電話會議方式出席董事會？

• 公司法第205條第1項規定，董事會開會時，董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者，不在此限；同條第2項規定，董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊參與會議者，視為親自出席；另董事會議事辦法第9條第2項規定，董事應親自出席董事會，如不能親自出席，得依公司章程規定委託其他董事代理出席；如以視訊參與會議者，視為親自出席。前揭法規已明文規範公司召開董事會，董事應親自出席，或委託其他董事代理出席，故公司尚不得未實際召開董事會而由董事以書面核准之紙上董事會方式進行。
• 另經濟部92年9月15日經商字第09202189710號函釋，鑑於電傳科技發達，人與人溝通不侷限同一地點，從事面對面交談，如以視訊會議方式從事會談，亦可達到相互討論之會議效果，與親自出席無異。亦即以電傳視訊從事面對面會談情形始得為之。其餘方式，尚不得視為親自出席。依前揭函釋內容，以視訊參與會議，視為親自出席，惟以電話討論方式參與董事會，尚不得視為親自出席。

臨時性或定期性董事會內部稽核主管是否皆應列席？另辦理公司董事會議事事務單位是否應設置簽名簿供列席之內部稽核主管簽到？

• 董事會屬公司法第204條所規定「有緊急情事時，得隨時召集之」者，內部稽核主管列席報告與否，得由公司董事會依需要自行斟酌。至其餘董事會，內部稽核主管應依規定列席董事會報告。
• 按董事會議事辦法第17條第1項規定：「董事會之議事，應作成議事錄，議事錄應詳實記載下列事項：…四、列席者之姓名及職稱。…」，前揭規定雖未明定應設置簽名簿供列席者簽到，惟議事錄應詳實記載列席者之姓名及職稱，為避免日後發生爭議，辦理議事事務單位仍宜設置簽名簿供列席者簽到，以供日後查考。

以視訊會議進行董事會是否需同時錄音與錄影？又該如何呈現？

• 依董事會議事辦法」第18條第3項規定，以視訊會議召開董事會者，其視訊影音資料屬議事錄之一部分，爰董事會以視訊方式進行時，應依前開規定同時錄音與錄影。
• 上開視訊影音資料呈現方式，須注意應能清楚呈現各董事與會情形、其發言內容及會議完整過程等。

公司依證券交易法第26條之3第8項規定訂定董事會議事規範，是否應提董事會及股東會決議通過？

依據證券交易法第26條之3第8項規定，公司應訂定董事會議事規範，其主要議事內容、作業程序、議事錄應載明事項、公告及其他應遵行事項之辦法，由主管機關定之。金管會依該授權已訂定「公開發行公司董事會議事辦法」，故公司所定董事會議事規範，其內容應符合金管會上開辦法規定，並宜提董事會決議通過，至於是否須經股東會通過，係屬公司自治事項，宜由公司自行決定。

董事會議事辦法第7條第1項第1款「公司之營運計畫」之內容？

董事會議事辦法第7條第1項第1款規定，所稱營運計畫之內容係包括公司年度之經營方針、預期銷售數量及其依據及重要之產銷政策等財務業務計畫。公開發行公司應依前揭規定，將營運計畫提報董事會討論。

董事會如無異議照案通過，議事錄是否需記載董事、監察人、專家及其他人員發言摘要？

董事會議事辦法第17條第1項第7款及第8款規定，董事會議事錄，應詳實記載討論事項、臨時動議之各議案，有關董事、監察人、專家及其他人員發言摘要，故董事會如有董事、監察人、專家及其他人員發言，議事錄應詳實記載其發言摘要，而非僅記載有反對或保留意見之董事等人之發言。

公開發行公司董事會議案，如有撤案或暫不討論之情形者，在會議紀錄如何表達？

董事會議事辦法第6條規定定期性董事會之議事內容至少包括上次會議紀錄及執行情形，另第17條規定董事會議事錄應記載各議案之決議方法與結果，故公開發行公司召開董事會，依前揭規定，如有議案經決議撤案或暫不討論者，應將其決議方法與結果詳實記載於董事會議事錄，並均應於下次董事會報告之。惟議案經決議撤案或暫不討論者，如無其他附帶決議事項須執行者，因無執行情形，其執行情形免於下次董事會報告及記載。

董事會議事辦法第10條第1項規定，每屆第1次董事會，會議主席由召集權人擔任之，召集權人有2人以上者「應互推一人擔任之」，係指會議主席由有召集權人互推1人，抑或由所有董事於有召集權人之中推選1人？

按「每屆第一次董事會，由股東會所得選票代表選舉權最多之董事召集者，會議主席由該召集權人擔任之，召集權人有二人以上時，應互推一人擔任之。」為董事會議事辦法第10條第1項所明定。依股東會所獲得選票代表選舉權最多之董事即為召集權人，故召集權人有2人以上時，應由有召集權人互推1人擔任會議主席。

董事會議中議案如經董事全數同意變更，董事會議事錄上是否僅需記載新議案之案由及決議？

董事會議事辦法第17條第1項規定「董事會之議事，應作成議事錄，議事錄應詳實記載下列事項：…七、討論事項：各議案之決議與結果…」，議案如經董事全數同意變更，董事會議事錄仍應記載變更前議案及新議案之決議與結果。

董事會得否決議概括授權董事長於董事會休會期間代表董事會為一切行為？

依董事會議事辦法第8條規定，在董事會休會期間，董事會依法令或公司章程規定，授權行使董事會職權者，其授權層級、內容或事項應具體明確，不得概括授權。因此，董事會依法令或公司章程規定，決議授權行使董事會職權之層級、內容或事項等，應具體明確。

董事會議事程序無論是否變動，董事會結束前皆必須經出席董事過半數表決同意，主席始可宣佈散會？且董事會議事錄亦須記載「經出席董事過半數同意散會」？

• 按「董事會應依會議通知所排定之議事程序進行。…非經出席董事過半數同意者，主席不得逕行宣布散會。」為董事會議事辦法第13條所明定。前揭條文旨在規範董事會應依會議通知所排定之議事程序進行，並避免於董事會議事進行中，主席逕行宣布散會。
• 若董事會依會議通知所排定之議事程序進行完竣，主席自得宣布散會；惟若於議事進行中，非經出席董事過半數同意，主席不得逕行宣布散會，該事項並應記載於董事會議事錄。

董事會開會日遇縣市政府宣布停班停課，如需延期召開董事會，應如何召集？

按董事會議事辦法第3條第2項規定：「董事會之召集，應載明召集事由，於7日前通知各董事及監察人。但有緊急情事時，得隨時召集之。」另依經濟部98年9月11日經商字第09802122460號函釋規定，原訂董事會如已完成召集通知之程序，後因故需要延期召開，其延期召集通知，仍請依公司法第204條規定辦理。爰公開發行公司董事會開會日遇縣市政府宣布停班停課，如需延期召開董事會，該次董事會之延期召集通知，仍應依上開議事辦法第3條第2項規定辦理，於7日前通知各董事及監察人。

以LINE等通訊軟體發出董事會召集通知並檢送相關會議資料，是否符合董事會議事辦法第3條第3項董事會召集之通知以電子方式之規定？

按經濟部102年9月2日經商字第10202097590號函釋，依公司法第204條第4項規定，董事會召集之通知，經相對人同意者，得以電子方式為之。所謂董事會之召集通知，包含會議資料，自得於取得相對人同意後，以電子方式為之。倘將召集通知紙本用印掃描後，透過網際網路以電子郵件傳輸給相對人，或上傳雲端硬碟或其他網路平台後，由相對人自行下載者，倘經相對人同意，自無不可。爰以LINE等通訊軟體發出董事會召集通知並檢送相關會議資料，倘符合上開函釋及公司法第204條第4項之規定，尚無不可，惟應注意留存寄送軌跡及確認董事確實收訖，以防杜爭議。

董事會議事辦法第7條第1項第3款「內部控制制度有效性之考核」所稱為何？

公司於依證券交易法第14條之1第3項規定申報之內部控制制度聲明書，係公司董事會及總經理依據各單位及子公司之自行評估報告、稽核單位所發現之內部控制缺失及異常事項改善情形及其他來源資訊，評估整體內部控制制度有效性後出具。上述公司判斷整體內部控制制度是否有效的過程，即為「內部控制制度有效性考核」。

董事會議事辦法第11條第1項規定董事會得視議案內容，要求相關部門或子公司之人員列席，如該等人員與討論議案有利害關係，於討論及表決時應否迴避？

按董事會議事辦法第11條第1項規定：「公司召開董事會，得視議案內容通知相關部門或子公司之人員列席。」旨在協助董事會進行決策，如列席人員具有利害關係，即應說明與董事會知悉。惟因列席人員與董事會有上下隸屬關係，而討論及表決仍屬董事會權責，如董事會認為列席人員之利害關係程度重大，甚有害於公司利益之虞時，自得要求列席人員迴避，或逕於公司董事會議相關規定中予以明定。

董事會議事辦法第17條規定董事會之議決事項，應於主管機關指定之資訊申報網站辦理公告申報者，所謂「議決事項」是否指經董事會決議通過之事項？

按董事會議事辦法第17條規定：「董事會之議決事項，如有下列情事之一者，除應於議事錄載明外，並應於董事會之日起二日內於主管機關指定之資訊申報網站辦理公告申報：一、獨立董事有反對或保留意見且有紀錄或書面聲明。二、設置審計委員會之公司，未經審計委員會通過，而經全體董事三分之二以上同意通過。」前開應公告申報之董事會「議決事項」，係指董事會決議結果與獨立董事或審計委員會所提意見不一致者即屬之。

董事會議事運作常見缺失有哪些？

董事會議事規範內容不全

• 未將部分「公開發行公司董事會議事辦法」規定事項納入議事規範，如未明訂「董事會應指定之議事單位」、「董事會議事內容」、「應提董事會討論事項」、「議事錄應記載內容」、「監票及計票方式」、「不得以臨時動議提出事項」、「延期審議」、「延後開會」、「暫停開會」、「不記入表決權之董事」及「全程錄音或錄影」等事項。
• 董事會以每年召開四次為原則，與「公開發行公司董事會議事辦法」董事會應至少每季召開一次不一致。
• 公司章程未訂遇緊急情事得不經書面通知隨時召集董事會，惟「董事會議事規範」訂有臨時董事會之召集，不以書面通知各董事、監察人。
• 議事規範所訂應提董事會討論事項，未包括「募集、發行或私募具有股權性質之有價證券」及「依證券交易法第14條之3、其他依法令或章程規定應由股東會決議或提董事會之事項或主管機關規定之重大事項」等事項。
• 董事會休會期間之授權範圍，包括法令規定應提董事會討論事項在內，如「訂定有效及適當之內部控制制度」、「選任經理人」及「對會計師之選任」等事項。
• 董事會休會期間之授權範圍未具體明確，如以公司「授權裁決簡則」或「資金貸與他人作業程序」代替授權原則。

作業程序不完備

• 董事會之召集，未於7日前(自通知翌日起至開會前1日止共7日)將召集通知或足夠之會議資料寄送各董事、監察人。
• 董事會之召集，召集通知未列示日期或未保留寄送軌跡，致無法查證是否於7日前寄送各董事、監察人；另召集通知書上未有「一併寄送」議事內容相關資料之軌跡，致無法判斷是否提供足夠之會議資料。
• 董事會開會時未能完成錄音或錄影。
• 董事會議事錄寄送各董事及監察人之憑證，未妥善留存。

議事內容不完整

• 定期性董事會之議事內容，未包括「上次會議紀錄及執行情形」、「重要財務業務報告」、「內部稽核業務報告」及「上次會議紀錄及執行情形」等事項。
• 內部稽核主管未列席定期性董事會並做報告。四、議事錄記載不全：董事會議事錄未詳實記載「會議屆次(或年次)」、「董事出席狀況，包括出席、請假及缺席者之姓名與人數」、「列席者之姓名及職稱」、「董事、監察人、專家及其他人員發言摘要、反對或保留意見」等事項。

其他

• 董事出具委託書未列示日期。
• 法人董事指派自然人代表變動及赴大陸投資未發布重大訊息。
• 監察人委託他人列席未親自列席。
• 董事對於會議事項與其自身或其代表之法人(亦包括其配偶、二親等內血親、與其具有控制從屬關係之公司)有利害關係者，未說明其利害關係之重要內容，或董事會未討論是否有害於公司利益之虞及其是否應予迴避。