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2021/12/25
很多上班族經常埋怨時間不夠用，但卻 不知不覺地浪費了很多時間，例如拖 延事情、常常聊 Line聊到忘我⋯⋯，導致生活 總是在瞎忙。聖羅倫思創意顧問有限公司執行長林聖倫指出，若能克服上述因素，將有助於大幅提升時間的使用效率，成為時間的主人，才有機會晉升為人生勝利組，因為「管理的不是時間，其實是生命」。
無論是1個月或1星期，先列出待辦事項清單，並定期追蹤、落實管理。例如，每日檢視 前1天未完成的工作，分析進度落後的原因， 再從中調整行程的先後順序。接下來，再決定事情的優先順序，做出適度的刪減和授權。記得務必限定自己在規定時間內完成工作。林聖倫強調，為自己設下完成的時間，是對自我的承諾，也是落實自我管理的第一步。
1.手機低頭族
專注力分散、效率差隨著3C 產品發展日新月異，隨處可見玩手機的低頭族，舉凡走路、等車、搭捷運等無所不在，大家總是目不轉睛地玩遊戲或回覆Line。
解決方法
切除干擾的訊號源―上班時間把通訊軟體的提示音關閉。如果會使用通訊軟體溝通公事，建議可以買便宜的手機當成公務機，或是多申請一組通訊軟體的帳號，區分成公領域和私領域，才不會在處理公事時，一直受到私事的干擾。
設看手機的時間點―有些手機重度使用者，無時無刻要看一下、滑一下手機，針對這種情況，林聖倫建議，可「設定看手機的時間點」，如：只能在午休或下午茶空檔看手機，其他時間即專注在工作。
2.電話長舌婦
聊太開造成時間浪費
有些人很容易打開話匣子，有時候，突如其來的一通電話，常常一聊就聊了半小時，結果造成無謂的時間浪費。
解決方法
主動告知通話時間―要改善「長舌」的壞習慣，不妨接到來電時，一開始和通話方講好通話時間，例如在5 分鐘之內結束，讓對方有心理準備要長話短說。當工作進行中接到來電時，應勇於表達自己的現況，或是直接告訴對方，幾點再回電亦可，作業就不會被電話所打斷，造成工作進度落後。
設定提醒通話時間―可使用計時自動掛斷電話App 如Call Timer，只要把手機設定為自動提醒通話時間，或是設定通話時間，若過了幾秒鐘後即自動掛斷，將可精準地控制通話時間。
3.Email 瞎忙族
找信、回信耗時過久
處理電子郵件也常讓時間不知不覺中浪費掉了，許多上班族花費在尋找、回覆或刪除信件的時間過長，降低工作效率。
解決方法
善用郵件標籤分類―善用工具有效管理電子郵件，將可節省大量時間，大幅提升工作的靈活度。林聖倫舉例，使用Gmail 信箱時，可使用「郵件標籤分類」、「郵件優先順序設定」、「郵件封存及分類」、「郵件優先顯示設定」及「郵件新增至工作表」等信件設定，依照發信對象、事件種類、完成時間……等一一標記，日後尋找郵件或聯絡人時，都不用像大海撈針般，費盡心力還不一定能找到信件，唯有善用工具提高工作效率，即可當業務日漸繁雜時，依舊能夠有條不紊、條理分明地達成各種進度目標。
但是有時計畫趕不上變化，即使是事先計畫，也可能出現許多的突發狀況，例如拜訪客戶時下大雨，在路上塞車動彈不得等意料之外的情況！由此可見，除了原定的工作進度之外，也應預留時間給突發事件，才能從容不迫地完成各項業務。
Photo: Nick Olejniczak , CC Licensed
不重要的急事 別花太多時間
林聖倫強調，時間管理可分成第一象限「緊迫、重要」、第二象限「不緊迫、重要」、第三象限「緊迫、不重要」、第四象限「不緊 迫、不重要」4種。多數上班族在安排工作的 優先順序分別為一、三、二、四象限，但比較理想的順序建議應為一、二、三、四象限。先將時間排入緊迫、重要的事，其次是不緊迫、重要的事，剩餘的零星時間排入緊迫、不重要的事，最後有多餘的時間再處理不緊迫、不重要的事。
林聖倫指出，盡量花最少時間在處理第四象限的事務。另外，時間管理的重點應在於「關注要事，而非急事」，若投入過多時間在處理有時效性、但重要性低的急事，就容易忽略重要、卻不緊急的大事。
找出「黃金時段」 處理要事更輕鬆
有些退休人士習慣早起、有些夜貓子習慣晚睡，每個人的工作性質、時間都不盡相同，有效的時間管理仍須視個別情況而定。林聖倫表示，只要找到自己能量最強、精神最佳的工作時段，就應集中火力，專注於處理第一象限「重要、急迫」的事務上，即可投入最少心力，但能得到最大效益的成果。
林聖倫指出，不妨把大的、艱難的任務切割為數個小的目標，因為一旦小目標都達成時，亦等於漸進完成了大目標。林聖倫認為，學會把事情分類，將相似的事務一併處理，有助於節省時間，達到事半功倍的效果。
懂得「斷捨離」 工作更有節奏感
此外，「不易取捨、不懂拒絕」亦是常見的時間小偷！林聖倫指出，尤其是部門主管，一定要懂得分工，才不會造成處理過多別人委託的事情，卻延誤了原先的工作進度。畢竟，有效率的生活是充滿節奏感，而不是把時間排滿，但把自己弄得焦頭爛額。
尤其是在工作時間內，若有私人的事情臨時插入，往往會打斷思緒。因此面對這些請託時，若無暇幫忙，應勇於說「不」，用堅定的立場、委婉的態度好好拒絕，這樣在無形中，也為自己與對方都設下限制門檻，才不會做出過多承諾，反而耽誤了自己的本分。
很多人想提高時間管理的效益，卻一直沒有積極的動力，或是推託有許多難以預期的人為因素不易掌控當藉口。林聖倫認為，必須先培養強大的信念，相信自己可成為時間管理達人，而不要有太大壓力，只要告訴自己，每天只需改善 0.5%，即可獲得不可思議的力量！
此外，想要達成任何願望，行動力都是不可或缺的重要環節！林聖倫強調，光「想」是沒有用的，所有一切願景實現，都必須配合行動，才會美夢成真；然而，很多人都是「知易行難」，殊不知知識必須經由實踐，才能發揮真正的力量。因此養成習慣，漸漸抓出時間小偷，經由持續性地改善，要想成為時間管理達人，一點都不難。
3種通訊工具 悄悄偷走時間
1.手機低頭族
專注力分散、效率差隨著3C 產品發展日新月異，隨處可見玩手機的低頭族，舉凡走路、等車、搭捷運等無所不在，大家總是目不轉睛地玩遊戲或回覆Line。
解決方法
切除干擾的訊號源―上班時間把通訊軟體的提示音關閉。如果會使用通訊軟體溝通公事，建議可以買便宜的手機當成公務機，或是多申請一組通訊軟體的帳號，區分成公領域和私領域，才不會在處理公事時，一直受到私事的干擾。
設看手機的時間點―有些手機重度使用者，無時無刻要看一下、滑一下手機，針對這種情況，林聖倫建議，可「設定看手機的時間點」，如：只能在午休或下午茶空檔看手機，其他時間即專注在工作。
2.電話長舌婦
聊太開造成時間浪費
有些人很容易打開話匣子，有時候，突如其來的一通電話，常常一聊就聊了半小時，結果造成無謂的時間浪費。
解決方法
主動告知通話時間―要改善「長舌」的壞習慣，不妨接到來電時，一開始和通話方講好通話時間，例如在5 分鐘之內結束，讓對方有心理準備要長話短說。當工作進行中接到來電時，應勇於表達自己的現況，或是直接告訴對方，幾點再回電亦可，作業就不會被電話所打斷，造成工作進度落後。
設定提醒通話時間―可使用計時自動掛斷電話App 如Call Timer，只要把手機設定為自動提醒通話時間，或是設定通話時間，若過了幾秒鐘後即自動掛斷，將可精準地控制通話時間。
3.Email 瞎忙族
找信、回信耗時過久
處理電子郵件也常讓時間不知不覺中浪費掉了，許多上班族花費在尋找、回覆或刪除信件的時間過長，降低工作效率。
解決方法
善用郵件標籤分類―善用工具有效管理電子郵件，將可節省大量時間，大幅提升工作的靈活度。林聖倫舉例，使用Gmail 信箱時，可使用「郵件標籤分類」、「郵件優先順序設定」、「郵件封存及分類」、「郵件優先顯示設定」及「郵件新增至工作表」等信件設定，依照發信對象、事件種類、完成時間……等一一標記，日後尋找郵件或聯絡人時，都不用像大海撈針般，費盡心力還不一定能找到信件，唯有善用工具提高工作效率，即可當業務日漸繁雜時，依舊能夠有條不紊、條理分明地達成各種進度目標。
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