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怎麼和主管雙向溝通?弄懂這5大構面快速學會向上管理

怎麼和主管雙向溝通?弄懂這5大構面快速學會向上管理

【推薦本文原因】

身為員工的你,是不是常常會有這幾種困擾「主管老是不知道我想要表達的內容是什麼?」、「從來沒有耐心聽我報告完就打斷我」、「主管講他懂的,我講我懂的,各自雞同鴨講」。雙向溝通一直以來在職場上都扮演著很重要的角色,員工要如何讓主管聽懂、真正做到換位思考,就必須先學會什麼是向上管理。


 為什麼要雙向溝通?

為什麼要雙向溝通?

所謂有效的溝通就是雙向互動,職場上不管是主管對下屬還是團隊間的溝通,不妨都會有很多雞同鴨講的現象,對方根本沒有吸收進去,不僅浪費對方時間,同時也浪費自己的時間。有效的溝通除了讓對方「聽懂」,也要讓對方產生「好的感受」

所以要注意對話中的細節,溝通者的言行、語氣、姿態……等等,都會影響溝通氛圍與對方的觀感。發言前想想自己準備要說的話題,是否對方會有更專業、更具體的想法說明,這時不妨丟球給對方,就創造了良好的溝通互動。好的主管會主動邀請部屬來做溝通,並且創造一個好的溝通氛圍,鼓勵部屬自我表達。

  

在學會雙向溝通之前你要先懂主管的工作內容

你可能心裡想說我明明只是一個小小員工,為什麼要懂主管在做什麼工作內容,甚至要學會他所做的一切。其實不然,如果你想要懂主管在想什麼,那就必須先以他的思考方式、工作內容思考。

例如:今天你向主管提了一個企劃案,卻被主管狠狠打槍,這時候就可以從主管的角度及立場去思考,你做這份企劃案和主管審視你的企劃案這兩個角度可能有很大的不同。

一般員工可能是想做出讓主管滿意或是可以交差的企劃案,然而主管想收到的是能夠幫助公司成長的企劃案,這兩個方向就會有很大的不同。

所以正確的作法是先了解主管他是站在什麼立場、用什麼態度去看待這筆企劃案,如果你也是站在「為公司好」這個立場上的話,那麼你們就有可能達到雙向溝通的效果。

  

雙向溝通的5大重點

每個人在職場上一定都會有機會和他人進行協作、開會、溝通,有些是以團隊為單位在溝通,有些是直接對接主管在進行溝通。無論如何,溝通是必要,但要如何做好有效溝通,又是一大學問了,今天就來和你們分享雙向溝通的5大重點。

雙向溝通的5大重點

 

雙向溝通5大重點之1:價值

價值是什麼?你可以想像一個專案對每個人所產生的價值也會有所不同,也許對A同事來說這個專案對她來說具有升職加薪的價值、對B同事來說可能具有增加成就感的價值、對C同事來說卻毫無價值。

雖然ABC都是一個團隊且共同負責這份專案,但只要理解對每個人的價值是什麼,就可以推斷這個人的態度及動機為何?像是對C來說由於沒有太大的動力去推進他執行這份專案,因此他的表現可能就沒有你想像中的好。

雙向溝通5大重點之2:構面

構面是指同一個團隊若切入的角度不同就會讓這一個溝通過程沒有結果,例如A同事希望將事情做到100分,做到完美再將成品送上去給主管看,然而B同事則是覺得已經快到繳件日,80分就可以先給主管查核了。

這兩個人切入的角度就會有所差異,雖然沒有誰對誰錯,但這兩人必須要進行溝通並取得一個平衡,否則這兩人只會無止盡的以自己的立場堅持己見。

雙向溝通5大重點之3:目標

目標也是溝通上的一大重點,目標不同的團隊只會像一盤散沙,各自做各自的事情,如果要有協作的部分也只會以自己的目標為溝通的基礎。 例如A同事的目標是想要賣1000件商品,然而B同事只想賣100件商品,這兩個人的目標不同會導致做的事情、方向有所不同。

此時的A可能就會絞盡腦汁盡可能將產品盡可能曝光,然而B同事的目標沒那麼有壓力,做事情比較緩慢一點,此時就有可能產生衝突,因此若要制定目標,盡可能讓一個團隊有一個共同的目標,朝著共同的方向努力前進。

雙向溝通5大重點之4:語言

語言應該是大家最了解的一個溝通重點,最簡單的例子就是行銷部門和資訊部門之間的溝通會有很多障礙,資訊部在和行銷部協作時,若用程式語言去講解現在的問題,行銷部大多都沒有辦法聽懂,此時資訊部必須要用淺顯易懂的方式讓行銷部的人能夠理解。

再舉個下屬向主管報告的例子,很多主管聽下屬簡報到一半就不耐煩了,可能是因為下屬為了展現自己的專業,就使用一些難懂的專有名詞或是術語,主管可能不是那一方面的專業或是沒有研究導致主管沒有辦法理解,因此下屬在和主管溝通時也要理解主管的背景、對你報告的事情了解到哪裡。

雙向溝通5大重點之5:前提

前提是指由於過去所擁有的認知若不同,容易造成觀念上的認知誤差。這樣說比較清楚,今天主管下達了個指令「下班之前將這份報告做好給我」。

A同事對於這段話的解釋就是「把這份簡報做到完美才能給主管」,然而B同事則認為「只要完成這份簡報」就好,這就是每個人對於主管的話有不同的解釋、定義。若要做好雙向溝通,就必須事情將定義釐清清楚,以便後續不會有太大的誤會。

  

雙向溝通屬於向上管理的一環

向上管理是什麼?想要讓主管認同你、信任你、停止責罵你,首先你要了解向上管理是什麼?向上管理不是像字面上的意思管理你的主管,而是透過引導的方式影響上司,打破過去下屬必須說一就一的舊思維。

然而如果能做好雙向溝通,讓主管能理解你的簡報內容,這就是主管看見你能力的第一步,你若能用他懂的語言、站在他的立場去構通,那麼你就踏出了向上管理的第一步了。

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今日Summary

在職場上走跳不免會有許多對主管、同事的溝通,說話大家都會,但溝通且是有效的溝通卻是一大學問,今天和大家分享如何有效在職場上溝通,也希望大家能夠利用這5大雙向溝通構面去面對主管、同事

 

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