電腦、辦公桌桌面亂糟糟？達人教你管理你的數位生活，人生不慌亂 | 華人健康網

文件：基本原則就是「全部丟掉」

整理完書之後，下一個類別就是文件。整理工作空間時，文件通常是最耗時的一類。即使現今智慧型手機和平板已經無所不在，紙本的數量也大幅減少，我們還是很容易累積一大堆紙張。

整理文件的基本原則是「全部丟掉」。每次聽到我這麼說，客戶都會目瞪口呆。我當然不是說要完全消滅紙張，只是想表達我們需要多強大的決心，才能只留下真正需要的文件，並把其餘的全部丟掉。工作空間裡沒有東西比文件更麻煩的了，不知不覺就堆積如山。紙張很薄，我們常常沒多想就留下。

但等到需要整理的時候，過程就會很費時，因為還得確認上面的內容。更糟的是，累積的紙張愈多，要找到想要的文件或報告就愈花時間，想把文件整理好也更加困難。因此，我建議另外撥出時間專門整理文件。

跟其他類別一樣，先把所有文件集中在一起一一檢視。文件是唯一無法問自己心動與否、根據答案來選擇去留的類別。你必須先檢查內容。即使是信封裡的信件也要拿出來一一檢查，以免有廣告傳單或不想要的紙張夾在裡面。

瀏覽內容時順便分類，會有事半功倍的效果，這樣之後要歸檔會更快速、容易。文件可大致分為「待辦」「必存」「想存」這三類。

待辦文件

「待辦文件」包括需要採取行動的文件，例如未付帳單和必須檢閱的提案。我建議把這些文件都放在一個直立式的文件盒裡，直到你處理完畢為止，這樣就不會跟其他類別的文件混在一起。

必須存留的文件

接下來，我們來看看「必須存留的文件」。按照規定，某些報告、聲明、合約和文件得保留一段特定的時間，無論它們是否讓人心動。按照類別來整理這些文件，再放進檔案櫃或架上的資料夾歸檔。如果不需要留正本，也可以掃描後再存電子檔（見第四章）。這樣的話，與其邊整理邊掃描，不如先把「待掃描」的文件放在一起，之後再一口氣掃描完。不過，掃描文件有隱藏的危險，之後我會再討論。

想留下來的文件

最後一類是你因為某些原因「想留下來的文件」。有可能是你想留作參考或給你心動感受的文件。要不要留下這些文件，完全由你自己決定。不過，「只是因為⋯⋯」而留下來的東西，常會有再變亂的問題，所以請記住整理文件的基本原則就是「全部丟掉」。

上整理課時，學員要是對於哪些文件該留、哪些該丟猶豫不決，我就會針對每份文件問一連串的問題。比方：「你什麼時候需要用到它？」「保留多久了？」「你多常重看？」「在網路上找得到一樣的內容嗎？」「你電腦裡有存檔嗎？」「沒有它會很麻煩嗎？」「它真的讓你心動嗎？」

如果你難以決定某些文件的去留，不要輕易放過自己，好好把握這個寶貴的機會。問自己一些困難的問題，徹徹底底把文件整理一遍，以後就不用再進行這麼大規模的整理工作。假如「全部丟掉」這個前提讓你卻步，試著想像我走進你的辦公室，宣稱我要用碎紙機處理掉你所有的文件時，你會怎麼做？你會急著把哪些文件從碎紙機裡救出來？

看工作類型而定，或許你會發現幾乎所有文件都可以進碎紙機。有位高中老師告訴我，她把所有重要文件都數位化，徹底清空了兩個檔案櫃，也提升了工作效率。

我認識的一名公司經理，則是習慣一拿到文件就決定需不需要保存下來，如果不需要就當場進碎紙機，從此告別紙張愈堆愈高的煩惱。但使用碎紙機時確實要小心，這位經理就是因為動作太快，不小心將一名員工的辭呈送進碎紙機，信跟信封都無一倖免。（他其實就是我的前老闆，而他不小心碎掉的就是我的辭呈。）

如何收納文件才不會再變亂？

讀到這裡的人，有些可能已經開始焦慮。即使整理過了，文件終究還是會快速累積，變亂是遲早的事。但各位不需要擔心，只要按照以下介紹的收納三原則去做，你就可以永遠告別堆積如山的文件。

原則①：每一張紙都要分類

首先，把文件分成清楚明確的類別，例如簡報、提案、報告、帳單等，或者也可以按照日期、專案，或是客戶、病患或學生的姓名來分類。我有個客戶就把文件分成「設計構想」「管理構想」「英語學習」和「留存的文件」這些類別。使用你認為最好用的分類系統。

重點是，絕對不要「只是因為⋯⋯」就把任何一張紙留下來。現在就開始用你最順手的方式將文件分類。一定要把每一張紙都確實分類。

原則②：直立收納文件

你認識那種老是在問「那份文件跑去哪裡」的人嗎？這經常是因為他們把文件都堆疊在桌上。堆疊文件有兩個壞處：第一，因為很難確定有多少文件，久而久之就會愈堆愈高，變成一團亂；第二，你會忘了壓在最底下的文件，為了找文件還得浪費時間。

為了追求最佳效率，用直立式文件櫃來收納文件是關鍵。把每個類別的文件收在個別的文件夾裡，然後放進檔案櫃或架子上的直立式文件盒。這種收納方式一眼就能知道自己存了多少文件，看起來也很井然有序。

原則③：待辦文件另外放一個盒子

把必須當天處理的文件放進「待辦文件盒」。同樣地，我建議使用直立式的文件盒，這樣才能清楚看到有多少文件需要處理。如果你比較喜歡平放的托盤式文件盒，當然也無妨，但千萬別忘了壓底的文件。待辦文件處理完後，不需要留著的就立刻丟掉。

整理文件跟整理其他東西一樣，會讓管理文件變得輕而易舉，因為你清楚知道各種類別文件的數量和收納處。整理好文件並決定每個類別的文件要放哪裡之後，看看你的工作空間，判斷你能用來收納這些文件的最大空間。一旦文件數量超過收納的空間，文件就會多到沒地方放，這就表示你該重新檢查自己的文件了。看看有哪些文件不需要再保存，就可以丟了。固定這樣檢查，文件就永遠不會變亂。

本文出自方智出版社《怦然心動的工作整理魔法：風靡全球的整理女王╳組織心理學家，首度跨國跨界合作》一書